Gestire il proprio tempo nel migliore dei modi è la soluzione più efficace per migliorare noi stessi, nel lavoro e nella vita privata, avere un’agenda che ci aiuta ad organizzare e seguire i nostri impegni è fondamentale per riuscire a fare tutto.

Per chi non avesse mai visto un mio video o letto un mio articolo, io mi chiamo Boris e mi occupo di consulenza marketing e comunicazione visiva; la mia giornata lavorativa è composta da mille impegni diversi, telefonate da fare, mail a cui rispondere, studi, grafiche, siti, social, pubbliche relazioni, commissioni, pagamenti e tanto altro. Come si fa a fare tutto in un solo giorno?

La domanda è posta in modo sbagliato, perché le cose da fare non vengono mai fuori in un modo logico ed organizzato, la prima cosa da capire infatti è che non è detto che riusciamo a fare tutto in un giorno, è fondamentale quindi darsi delle priorità.

Eisenhower usava uno schema molto semplice per organizzare i suoi impegni, in pratica buttava giù un elenco di cose, man mano che si prendeva degli impegni, poi tirava due linee a formare una croce ed attribuiva ai quattro spazi formatisi due criteri: importanza ed urgenza, in questo modo c’era il quadrante importante-urgente, da fare immediatamente; poi c’era il quadrante importante-non urgente, da rimandare; il terzo era il quadrante non importante-urgente, qui finivano le cose da delegare; infine c’era il quadrante non importante-non urgente, lì finivano le cose da ignorare.

Se non hai troppi impegni particolari questo schema è molto performante e ti aiuta tantissimo, purtroppo il mio caso è molto più complesso, perché col tempo ho aggiunto delle attività al mio ciclo quotidiano, come lo studio, l’attività fisica, la meditazione; tutta una serie di cose che sommate alle altre rendono veramente dura un’organizzazione impeccabile.

Ovviamente anche io ho dei giorni in cui non riesco a fare tutto, a volte non faccio proprio nulla, perché alcuni impegni (come gli appuntamenti) non sono rimandabili e sono necessari, di conseguenza slitta il rimandabile, però posso dire che grazie al Calendar di Google, tanta tanta pratica ed esperienza, con un pizzico di fortuna, riesco a fare molte più cose, senza troppo stress o fatica. Parte tutta dall’avere ben presente quello che va fatto, tenere traccia quindi di tutte le attività, poi bisogna suddividerle in base alle loro caratteristiche, io per esempio assegno liste e colori diversi ai vari impegni, come i giri da fare, le cose brevi come le telefonate, i lavori che richiedono molto tempo, le uscite social, le riunioni eccetera. Grazie alla cromia dei diversi impegni nel tempo sono riuscito ad impostare una timeline della giornata, dove alcune scadenze fisse dettano i tempi, dopodiché basta incastrare le varie cose ed il gioco è fatto.

È inutile impazzirsi  per fare tutto, ed è impossibile navigare a vista, se risulterete inaffidabili difficilmente riuscirete ad emergere nel vostro lavoro.